Het retroactief toepassen van een procedure van omvorming van vervallen concessies laat toe een oplossing te bieden voor de ruimtelijke problemen op de begraafplaats van Vlissegem.
Er wordt een eenmalige procedure toegepast om, waar technisch mogelijk, de vervallen concessies om te vormen en zo de kans te bieden om de bestaande graven voor te behouden voor maximaal 3 extra personen.
De term ‘technisch mogelijk’ impliceert dat enkel urnen kunnen worden bijgezet en er voldoende ruimte is.
De procedure start op 01.03.2023 en eindigt op 01.05.2024. Wie binnen deze termijn geen aanvraag heeft ingediend, kan geen gebruik meer maken van de retroactieve omvorming. De aanvragen moeten uiterlijk op 30 april 2024 door het gemeentebestuur ontvangen zijn. Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen om deze periode te verlengen met maximum één jaar.
Er kan geen overplaatsing gebeuren van stoffelijke overschotten van andere begraafplaatsen naar de begraafplaats van Vlissegem, tenzij de stoffelijke resten zich in een urne bevinden op een begraafplaats van De Haan.
Enkel een bloed- of aanverwant kan een retroactieve omvorming van de vervallen concessie aanvragen. Slechts één bloed- of aanverwant kan een aanvraag indienen. Indien meerdere bloed- of aanverwanten een aanvraag indienen, wordt de volgorde van prioriteit bepaald door de datum van ontvangst. Wanneer aanvragen voor eenzelfde perceel op dezelfde dag bij het gemeentebestuur binnenkomen, krijgt de oudste aanvrager voorrang. De persoon die de omvorming van de vervallen concessie aanvraagt, wordt de concessiehouder genoemd.
De omgevormde concessie neemt een aanvang vanaf de datum van de toekenning van de concessie door het college van burgemeester en schepenen.
De omvorming van een vervallen concessie dient schriftelijk te worden aangevraagd op een daartoe bestemd formulier te verkrijgen bij de dienst Burgerzaken van het gemeentebestuur.
De omvorming van de vervallen concessie kan worden aangevraagd voor 30 of 50 jaar te rekenen vanaf de datum van de toekenning van de concessie door het college van burgemeester en schepenen.
De concessiehouder bepaalt wie extra kan worden bijgezet in het bestaande graf. De personen voor wie het graf is bestemd, moeten in De Haan gedomicilieerd zijn of zijn geweest. Er wordt nominatief bepaald voor wie het graf is bestemd. De nominatief toegekende beschikbare plaatsen kunnen enkel door de concessiehouder op schriftelijk verzoek worden gewijzigd. Personen aan wie een graf is toegekend op de begraafplaats van Vlissegem, kunnen later geen aanspraak maken op een ander graf op de begraafplaats van Vlissegem. Een levenloos geboren kind kan ook worden bijgezet als het voorwerp waarin het lichaam is opgeborgen niet groter dan een urne is.
Wie gebruik maakt van het retroactief omvormen van vervallen concessies dient ervoor te zorgen dat de bestaande zerk in goede staat verkeert of dat de zerk wordt gerestaureerd binnen een jaar na de toekenning van de concessie door het college van burgemeester en schepenen. De materialen en de vormgeving moeten worden gerespecteerd.
De tarieven voor de retroactieve omvorming worden door de gemeenteraad vastgelegd in het retributiereglement ‘Concessies voor begraven in volle grond, graf- en urnenkelders, bijzetten in columbarium en asverstrooiing’. Op het einde van de termijn van een omgevormde concessie gebeurt de verlenging van de concessie volgens de tarieven van het vigerend retributiereglement.
De concessiehouder kan de concessie niet overdragen of afstaan aan een derde, noch bij erfenis overdragen. Indien hij afstand wenst te doen van de concessie, dient hij schriftelijk een voortijdige beëindiging aan te vragen. Bij voortijdige beëindiging op verzoek kan de betaalde concessieprijs noch geheel, noch gedeeltelijk teruggevorderd worden.
Wanneer niet gekozen wordt voor de retroactieve omvorming blijven het grafmonument en toebehoren alsook de stoffelijke overschotten eigendom van het gemeentebestuur.
Na het verstrijken van de procedure is een omvorming van een vervallen concessie op de begraafplaats niet meer mogelijk.
De procedure van de retroactieve omvorming van vervallen concessies wordt bekendgemaakt:
aan de ingang van de begraafplaats van Vlissegem en bij elk gangpad;
