Artikel 1 – Toepassingsgebied
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op zaal 2 (oude sportzaal) van het Sport- en Recreatiecentrum Haneveld, Nieuwe Steenweg 74.
Artikel 2 – Algemene bepalingen
§ 1. Voor het gebruik van de zaal wordt het tarief vastgesteld op € 250,00 per fuif voor inwoners van De Haan en op € 500,00 voor organisatoren van buiten de gemeente. Er dient een waarborgsom te worden betaald ten bedrage van € 500,00. De waarborg dient uiterlijk 7 kalenderdagen vóór de fuif voldaan te zijn.
§ 2. Gemeentelijke activiteiten of sportmanifestaties hebben altijd voorrang op activiteiten van derden, mits deze vóór de aanvraagdatum van de fuif ingepland werden. Er kunnen slechts 2 fuiven per maand plaatsvinden in de sporthal met een totaal van 12 per jaar.
§ 3. De aanvraag voor het inrichten van een fuif in de sporthal moet uiterlijk 60 dagen vooraf aan de activiteit worden ingediend bij de jeugddienst.
§ 4. De organisator staat zelf in voor de plaatsing, reiniging en het terug opbergen van de vloerbedekking. De zaalverantwoordelijke zal hiervoor de nodige uitleg verstrekken. De matten moeten aan elkaar worden bevestigd door vloeistof-ondoorlatende plakband.
§ 5. Op de aanvraag moeten naam, adres, telefoon en handtekening vermeld staan van ten minste drie meerderjarige verantwoordelijken die instaan voor de veiligheid in en rond de plaats van de fuif. Er moeten 3 mobiele telefoonnummers vermeld worden waarop de verantwoordelijken kunnen bereikt worden tijdens de fuif.
§ 6. Wie een fuif wil organiseren in de zaal van de sporthal dient aangifte te doen van de fuif via het daartoe voorziene aangifteformulier. Dit formulier kan verkregen worden bij de jeugddienst of via de gemeentelijke website. Dit formulier dient ingevuld en ondertekend worden terugbezorgd aan de jeugddienst, die er een kopie van zal overmaken aan de lokale politie ter kennisgeving van de fuif.
§ 7. Het inrichten van fuiven waar minstens 500 bezoekers worden verwacht, moet worden voorafgegaan door een coördinatievergadering. Op deze coördinatievergadering zullen naast de organisator alle andere betrokken partners (lokale politie, brandweer, preventieambtenaar en jeugddienst) aanwezig zijn. De burgemeester of de schepen voor jeugd zit de vergadering voor. De geplande coördinatievergadering moet minstens 4 weken voor de geplande fuif worden georganiseerd. De jeugddienst neemt hiertoe het initiatief en nodigt de betrokken partijen uit. De gemaakte afspraken worden geformaliseerd in een verslag, in de vorm van een overeenkomst tussen enerzijds de bestuurlijke overheid en anderzijds de organisator. Indien de organisator de gemaakte afspraken niet nakomt, zal hem een volgende aanvraag geweigerd worden, na grondig advies van de gemeentelijke diensten.
§ 8. De inrichters dienen zich te houden aan de wetgeving betreffende het schenken van alcoholische dranken. Inzake alcoholische dranken wordt er een onderscheid gemaakt tussen enerzijds gegiste dranken en anderzijds gedistilleerde of sterke dranken.
Voor het aanbieden van gedistilleerde dranken dient er aan het gemeentebestuur een vergunning aangevraagd te worden. Deze dient tegelijkertijd met het aangifteformulier ingediend te worden.
- Dranken, waaraan gedistilleerde dranken toegevoegd worden, vallen eveneens onder de regelgeving voor sterke dranken.
- Het verkopen, schenken en aanbieden van gegiste dranken is verboden aan jongeren jonger dan 16 jaar.
- Het verkopen, schenken en aanbieden van sterke dranken is verboden aan jongeren tot 18 jaar. Er kan steeds een leeftijdscontrole uitgevoerd worden.
§ 9. De organisator zorgt tevens voor alle andere geldende wettelijke verplichtingen zoals het aanvragen van sabam, billijke vergoeding en een vergunning voor dranken/etenswaren indien van toepassing.
§ 10. Er moet voldoende toezicht voorzien worden ter preventie van vandalisme aan en rond de sporthal. Bij ernstige problemen worden de politiediensten onmiddellijk verwittigd.
§ 11. De organisatoren moeten minstens de volgende verzekeringen afsluiten:
- een verzekering van burgerlijke aansprakelijkheid
- een verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
- een verzekering voor de vrijwilligers (Burgerlijke Aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen)
Het college van burgemeester en schepenen zal onder opschortende voorwaarde de toelating verstrekken tot het organiseren van een fuif indien de organisator binnen 7 kalenderdagen na het ontvangen van de toelating aan de jeugddienst de polissen met betalingsbewijzen van de verzekeringspremies kan voorleggen. Indien de organisator hier niet aan voldoet, vervalt de toelating tot het organiseren van een fuif.
Artikel 3 – Wettelijke voorschriften
Kandidaat-organisatoren sluiten een gebruiksovereenkomst af met het college van burgemeester en schepenen. Het gemeentebestuur stelt aan de gebruiker enkel de zaal ter beschikking, maar kan niet als inrichter worden beschouwd. De gebruiker zal in zijn verhouding tot de gemeente als inrichter worden beschouwd en is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als inrichter rusten.
Artikel 4 – Verantwoordelijkheid
Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker of betrekking heeft op de fuif die hij inricht.
Artikel 5 – Ingebruikname
§ 1. De gebruiker meldt zich na de goedkeuring van de aangifte tijdens de kantooruren aan de balie van sporthal Haneveld of bij de zaalverantwoordelijke van de sporthal om nadere informatie te verkrijgen over de ingebruikname.
§ 2 - 1. De publieksruimte (inkom) en toiletten van sporthal Haneveld moeten ten alle tijde bewaakt worden door minstens 2 personen van de organisatie. De organisatoren zorgen ervoor dat tijdens de ganse duur van de fuif de toiletten in zindelijke staat gehouden worden.
§ 2 - 2. Voor de zaal in de sporthal dient minstens een week op voorhand contact te worden opgenomen met de sportdienst, Nieuwe Steenweg 74, 8420 De Haan (tel. 059/24.21.04) om de nodige afspraken te maken over evt. gebruik van één van de sleutels.
§ 3. Het in gereedheid brengen van de aangevraagde infrastructuur en techniek kan enkel tijdens de periode waarvoor het gebruik werd toegestaan.
Artikel 6 – Ontruiming
Alle fuiven, die plaatsvinden in de sporthal, dienen ten laatste tegen 03u. te worden beëindigd.
Artikel 7 – Verbodsbepalingen
Het is ten strengste verboden te roken in de zaal en de gemeenschappelijke delen.
Artikel 8 – Specifieke veiligheidsbepalingen
§ 1. De organisator dient er steeds op te letten dat alle nooduitgangen volledig worden vrijgehouden en de voorzieningen in verband met brandveiligheid volledig bereikbaar zijn.
§ 2. Toegangswegen, vluchtwegen, evacuatiewegen moeten ten alle tijde bereikbaar zijn voor de hulpdiensten.
§ 3. Openbare hydranten moeten steeds bereikbaar zijn.
§ 4. Gebruikte bekledingsmaterialen zoals decoratieve elementen, vaste en losse bekleding en versiering, bestaan uit vlamdovende materialen.
§ 5. Er mogen geen gasflessen, verwarmings-, kook-,bak- of braadtoestellen opgesteld worden in de sporthal.
§ 6. De elektrische en geluidsinstallatie voldoet aan de Code van Goede Praktijk en het Algemeen Reglement op de Elektrische installaties (A.R.E.I.).
§ 7. Brandbestrijdingsmiddelen, draagbare snelblussers:
Tot 150 m2 zijn er minstens 2 bluseenheden aanwezig, vanaf elke bijkomende 150 m2 wordt er 1 extra bluseenheid voorzien.
Tenminste de helft van de blustoestellen zijn toestellen met een capaciteit van 1 bluseenheid.
(1 bluseenheid = 6 kg ABC poeder of 6 liter water/schuim of 10 kg CO2)
Deze bluseenheden zijn beschikbaar voor erkende Haanse verenigingen in de uitleendienst van de jeugddienst.
§ 8. Vuurwerk en pyrotechnische effecten:
Voor het gebruik van vuurwerk of pyrotechnische effecten moet steeds een vergunning aangevraagd worden aan de burgemeester. Bij gebruik van vuurwerk of pyrotechnische effecten (bv. Bengaals vuurwerk) dient er vooraf contact opgenomen te worden met de brandweer van De Haan.
In de toelating kunnen bijzondere voorwaarden worden opgelegd. Het gemeentebestuur kan steeds door de brandweer een bijkomend onderzoek ter plaatse laten uitvoeren en bijkomende verplichtingen opleggen.
§ 9. Voor fuiven met een bezoekersaantal vanaf 650 personen moet de organisator tijdens de volledige duurtijd van de fuif een EHBO-post (EHBO-koffer / pictogrammen / verantwoordelijke) voorzien. De verantwoordelijke van deze EHBO-post dient een erkende initiatie EHBO te hebben gevolgd.
§ 10. De organisator moet ten allen tijde het aantal toegelaten personen binnen de locatie respecteren, welke zijn opgelegd door brandweer op 750 personen. De organisator dient de nodige maatregelen te treffen opdat dit maximum aantal niet overschreden wordt.
§ 11. Tijdens de duurtijd van de fuif wordt geen gebruik gemaakt van glazen recipiënten.
§ 12. De richtlijnen verstrekt door de zaalverantwoordelijke dienen strikt te worden nageleefd, zo niet kan bevel gegeven worden tot het stopzetten van de fuif of tot het ontruimen van de zaal.
Artikel 9 – Geluid
§ 1. Tijdens de volledige duurtijd van de fuif mag het maximale geluidsniveau van > 85dB(A) LAeq,15min en ≤95 dB(A) LAeq,15min niet overschreden worden.
§ 2. Indien de organisator een optreden van live muzikanten met versterkte muziekinstrumenten voorziet, kan het college van burgemeester en schepenen een afwijking op het maximaal toegelaten geluidsniveau van > 85dB(A) LAeq,15min en ≤95 dB(A) LAeq,15min toekennen. Het maximaal toegelaten geluidsniveau voor optredens met live muzikanten is > 95dB(A) LAeq,15min en ≤ 100 dB(A) LAeq,60min. De vraag voor deze afwijking moet duidelijk gemotiveerd worden in het aanvraagformulier.
§ 3. De organisator is steeds verantwoordelijk voor de toepassing van de op grond van de wettelijke reglementering geldende geluidsnormen. In geval van overschrijding van deze geluidsnormen, zijn gebeurlijke boetes ten laste van de organisator. De organisator verbindt zich ertoe om het gemeentebestuur van De Haan te vrijwaren voor eventuele schadevorderingen die worden ingesteld ten aanzien van het gemeenbestuur naar aanleiding van schade opgelopen door derde partijen die een gevolg zijn van het niet naleven van de geldende geluidsnormen. Als er door de bevoegde diensten wordt gevraagd om het geluidsniveau te verlagen, zal de organisator hier onmiddellijk gevolg aan geven. Als de geldende geluidsnormen herhaaldelijk worden overschreden, dan heeft het gemeentebestuur of de bevoegde diensten na een eerste verwittiging het recht om de muziekactiviteit stop te zetten, zonder dat hiervoor de vergoeding geheel of gedeeltelijk kan terug geëist worden.
§ 4. De organisator voorziet ten allen tijde een geijkte geluidsmeter. Verenigingen aangesloten bij een erkende adviesraad van de gemeente De Haan kunnen een geijkte geluidsmeter ontlenen bij de jeugddienst.
§ 5. De organisator geeft ten allen tijde toestemming aan politiediensten en aan een aangestelde van het gemeentebestuur om het geluid te meten. Geluidsmetingen mogen worden uitgevoerd overal waar publiek kan komen.
Artikel 10 – Schoonmaak
§ 1. De zaal dient door de gebruiker in de oorspronkelijke staat te worden achtergelaten.
§ 2. De organisatoren dienen alle zwerfvuil afkomstig van het evenement op te ruimen, zowel in de zaal als op de toegangsweg en de parking.
§ 3. Bij drankverkoop en gebruik van een tap- en/of afwasinstallatie dient men deze dadelijk na afsluiting van de fuif samen met alle ander aanwezig materiaal te verwijderen uit de zaal, tenzij anders toegelaten door het college van burgemeester en schepenen.
§ 4. Het nodige poetsmateriaal (ook vuilniszakken) dient men zelf mee te brengen. Vuilniszakken dienen onmiddellijk na de fuif door de organisator te worden meegenomen/afgevoerd.
§ 5. Indien de schoonmaak niet werd uitgevoerd zoals hierboven beschreven, zal het gemeentepersoneel dit uitvoeren, waarbij per personeelslid een vergoeding van € 25,00 per uur zal aangerekend worden. Elk begonnen uur wordt volledig aangerekend.
§ 6. Het is verboden in de ramen, deuren, muren of vloeren te nagelen of te nieten. Het aanbrengen van affiches en/of toegelaten decoratiemateriaal dient te gebeuren op niet-duurzame en niet-destructieve wijze zoals met verwijderbare plakband of kleefpasta.
Artikel 11 – Extra bepalingen
§ 1. De toegang tot een fuif kan geweigerd worden aan:
- personen die zich in kennelijke staat van dronkenschap of onder invloed van drugs bevinden;
- personen onder de 16 jaar, tenzij zij vergezeld zijn van een ouder, voogd of verantwoordelijke. 16-minners zijn wettelijk wel toegelaten op fuiven die niet uit handelsgeest worden opgezet (bijvoorbeeld een schoolbal, fuiven van verenigingen, …).
§ 2. De organisator is verplicht ervoor te zorgen dat:
- al diegenen die van de zaal gebruik maken, de gebruiksvoorwaarden stipt naleven;
- er voldoende toezicht uitgeoefend wordt, het publiek zich ordelijk gedraagt en de verbodsbepalingen worden nageleefd.
§ 3. Indien de organisator zijn verplichtingen niet nakomt, heeft het college van burgemeester en schepenen of de zaalverantwoordelijke het recht de activiteit onmiddellijk stop te zetten en de organisator niet meer toe te laten zonder verhaal op enige schadevergoeding.
Artikel 12 – Specifieke bepalingen Sport- en Recreatiecentrum Haneveld
Het promotiescherm in de hal van de sporthal kan gebruikt worden door de organisator mits hij 2 weken op voorhand de af te spelen informatie tijdens de openingsuren aan het secretariaat van de sportdienst bezorgt.
Artikel 13
De inrichters en gebruikers verklaren zich door het ondertekenen van het aanvraagformulier akkoord om het retributiereglement en het huishoudelijk reglement stipt na te leven.
Artikel 14
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit besluit en wordt ertoe gemachtigd in alle onvoorziene gevallen de nodige beslissingen te nemen of eventuele uitzonderingen toe te staan.
Het reglement werd goedgekeurd op de openbare zitting van de gemeenteraad van donderdag 27 februari 2014.